山西工商学院 — 学校办公室
 
 
山西工商学院公文管理规定
文章作者:学校办公室   发布时间:2017-1-1   阅读:520次    
 

第一章    

第一条 进一步提高学校公文处理工作效率和公文质量,促进学校公文处理的规范化、制度化、科学化,根据2012年《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》,结合我校实际情况,特制定本规定。

公文处理是学校工作的重要组成部分,认真做好公文处理工作是加强领导、提高学校工作质量和效率的重要环节之一。各级党政负责人、办事机构和公文处理人员,必须重视和认真做好公文处理工作,使之更好地为学校的改革和发展服务。

第二条 学校公文处理工作实行党政分开的原则。

第三条 公文处理工作包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 各部门负责人,应当高度重视公文处理工作,严格遵守本规定并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。强化队伍建设,由专人负责公文处理工作。
    第六条 学校公文处理工作必须贯彻统一领导、分级管理的原则。两办办公室是学校公文处理的管理机构,负责学校党政公文处理工作,并对各单位、各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部门、各单位均应有负责人分工负责公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派、具备有关专业知识。

第七条 全校各部门应当发扬“认真、实在、严格、负责”的工作作风,不断提高公文处理的质量和效率,努力推进学校教育事业的发展。行文要少而精,注重实效。

第二章  公文种类

第八条 学校公文包括:上级机关和校外各单位来文,学校向上级机关和校外各单位的发文,学校向校内各单位的发文,校内各单位向学校呈送的请示、报告等。学校公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

(三)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
    (四)公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。    

(五)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
    (六)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(七)通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(八)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(九)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
  (十)请示。适用于向上级部门请求指示、批准。
  (十一)批复。适用于答复下级部门请示事项。
   (十二)函。适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十三)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门标志、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、发文部门署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门、印发部门和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
    (四)发文部门标志。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文部门全称或者规范化简称。联合行文时,发文部门标志可以并用联合发文部门名称,也可以单独用主办部门名称。

学校公文格式纸主要分两种:

1.“中共山西工商学院委员会文件”公文纸:用于以学校党委名义或以党委和行政联合名义发出的公文。

2.“山西工商学院文件”格式纸:用于以学校行政名义向上级机关呈送的请示、报告等公文;用于以学校行政名义向校内发布的决定、通告、通知等;用于以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。

我校只有学校办公室才能使用“山西工商学院文件”文件名称的公文纸行文,校内其他部门均不得使用印有“山西工商学院文件”文件名称的公文纸行文,确有重要事项行文的,公文眉首只能使用套红居中印有“山西工商学院”的公函纸。
    (五)发文字号。由发文部门代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办部门的发文字号。我校发文字号见附表(不含“+”号)。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题。由发文部门名称、事由和文种组成。
(八)主送部门。公文的主要受理部门,应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。
(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文部门署名。署发文部门全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文部门负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发部门负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文部门署名的,应当加盖发文部门印章,并与署名部门相符。有特定发文部门标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
  (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
  (十六)抄送部门。除主送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他部门,应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。
  (十七)印发部门和印发日期。公文的送印部门和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。
  第十条 公文的版式按照《党政部门公文格式》国家标准执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。    

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章   行文规则

第十三条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的部门。

学校在自己的权限内,可以向上级请示、报告工作;可以同平级和不相隶属单位行文联系工作、商洽问题;可以对下属部门指导工作、交流情况和经验。涉及学校行政工作的重大事项,校党委可与行政联合行文。校党委、行政一般不与其它校级机构联合行文。

第十 向上级机关行文,应当遵循以下规则:
  (一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级部门,不抄送下级部门。
  (二)学校党委、行政向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经校级党委、行政同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(三)下级部门的请示事项,如需以本部门名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
  (四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
  (五)除上级机关和校领导直接交办事项外,各单位不得以学校和部门名义向上级机关负责人和学校领导本人报送公文,不得以学校和部门的名义向上级机关报送公文。凡直接报送领导个人的公文,应交学校办公室按程序办理。  

 (六)受双重领导的部门向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。
    第十 向下级部门行文,应当遵循以下规则:
  (一)学校各职能部门所发的重要公文,应当同时抄送学校办公室和主管校领导。

(二)两办办公室根据校党委和校行政授权,可以向党政各部门、基层党组织(党总支、直属党支部)、院(系)和直属单位行文。校行政各部门,未经主管校领导批准不得向上述单位发布指示性公文,可在各自职权范围内向下级党组织和行政单位的相关部门行文。各部门下发调研性质的公文,应事先通报主管校领导。

    (三)党委、行政的部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。
  (四)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级部门应当责令其纠正或者撤销。
  (五)上级部门向受双重领导的下级部门行文,必要时抄送该下级部门的另一个上级部门。
    第十七条 同级党政部门、党政部门与其他同级部门必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。
  党委、行政的部门依据职权可以相互行文。
  学校内设机构除学校办公室外不得对外正式行文。

第五章 公文拟制

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
  第十九条 公文起草应当做到:

(一)符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,维护我校形象和广大师生的利益,完整准确体现发文部门意图,并同现行有关公文相衔接。
  (二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
  (三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
  (四)文种正确,格式规范。
  (五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
  (六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。
  (七)部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(八)以学校名义发出的综合性报告、全校性工作规划、工作计划和工作总结等,由学校办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿。学校报上级领导部门的重要公文,学校领导要亲自口授主要精神,由相关负责人拟稿。凡是各部门需要以学校名义行文或以学校名义批转本部门文件时,由各部门拟稿交学校办公室行文。

第二十条 公文文稿签发前,应当由学校办公室进行审核。核稿时,要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查,发现问题及时纠正。      

(一)公文草拟后送学校办公室有关负责同志审核。

(二)各部门以学校名义发出的公文,应先经部门负责同志核阅签字,送学校办公室复核后,再送校领导签发。紧急公文在送审时应提出办理时限,确因时间紧迫,可以直接送校领导本人。

(三)凡涉及几个部门工作的公文,由主办部门会同有关部门负责同志一并核阅会签。

(四)学校办公室复核部门对所拟需以学校名义发出的文件,一般只作文字上必须的少量修改,必要时可作内容上适当调整或要求有关部门修改后再送审。

(五)未经核稿的公文,或须会签而未会签,须送附件而未附送的公文,一律不得送校领导签发。

(六)审核的重点是:
  1.行文理由是否充分,行文依据是否准确。
  2.内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规及学校的有关规定;是否完整准确体现发文部门意图;是否同现行有关公文相衔接;所提措施和办法是否切实可行。
  3.涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
  4.文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
  5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
  需要学校审议的重要公文文稿,审议前由学校办公室进行初核。
  第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。
  第二十二条 重要公文和以学校名义制发的上行文,由校长签发;以本部门名义制发的下行或平行文,由学校分管校领导签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。

第六章 公文办理

第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
  第二十四条 收文办理主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。凡给我校的公文、函件一律由学校办公室统一签收。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。来文必须由学校办公室统一填写“山西工商学院来文阅办卡”,须将公文标题、密级、来文字号、紧急程度、来文单位、发往单位、件数、收发时间、主送领导等逐项登记清楚,以便查询。在会议上直接发出的文件也要按规定及时送学校办公室登记。未经登记的公文,承办部门不予受理。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本部门办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。来文登记后,由学校办公室负责此项工作专人签阅分文。未经学校办公室登记的直接送校领导的公文,领导同志应交学校办公室登记后再作批示。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送有关领导传阅并填写领导意见。批办性公文应当提出拟办意见报学校分管领导批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门,办理完毕填写处理情况。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。承办单位需填写文件签收表以便查询。承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。

(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
  (六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
  (七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位和学校办公室,并根据需要告知相关单位。
  第二十五条 发文办理主要程序是:

(一)复核。已经经过学校负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
  (二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
  (三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
  (四)核发。 公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条 涉密公文应当通过学校办公室机要收发人员进行传递,通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
  第二十七条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及我校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文,原件由主办部门归档,相关部门保存复制件。部门负责人兼任其他部门职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职部门归档。

第七章  公文管理

第二十八条 学校公文由学校办公室统一管理。学校办公室设立机要室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
  第二十九条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
  公文的密级需要变更或者解除的,由学校负责人决定。

第三十条 公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行;需要变更的,应当经发文部门批准。
  涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文部门确定。
  经批准公开发布的公文,同发文部门正式印发的公文具有同等效力。
  第三十一条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经校长或执行校长批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文部门或者校长或执行校长批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制部门戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十二条 公文的撤销和废止,由发文部门、上级机关或者学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
  第三十三条 涉密公文应当按照发文部门的要求和有关规定进行清退或者销毁。
  第三十四条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
  第三十五条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
  工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
  第三十六条 新设立的部门应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文部门,部门合并或者撤销时,相应进行调整。

第八章 附  则

第三十七条 学校公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法参照本规定。
  第三十 外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。
  三十九  本规定由学校办公室负责解释。
  第四十条 本规定自2017年1月起施行。学校办公室2014年8月29日发布的《山西工商学院公文处理规定》停止执行。

 

 
 
 
 
 
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