山西工商学院物资采购管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范我校物资采购管理，严格采购行为，保障采购质量，提高资金使用效益，有效完善管理监督机制，根据国家有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法所称的采购，是指学校在教学科研、行政办公、后勤服务等工作中，用于满足办学所需而购买货物、工程和服务的行为及其相关活动。

第三条  学校各部门（单位）所有符合本办法第二条规定的采购行为，均适用本办法。 

第二章  组织机构及职责

第四条  物资采购工作在校长的直接领导下，由资产管理部门全面负责，处长及采购员具体实施。具体负责以下工作：

1.根据国家物资采购相关法律法规，制定和完善我校物资采购管理办法。

2.负责学校采购工作的决策、组织、立项、审议、协调等事宜。

3.负责管理和监督物资采购活动，确定采购项目，完成采购行为。

4.负责对采购项目进行招标、议标、谈判、询价等采购环节，选定适宜供货方后拟订采购合同，参与并监督合同的履约情况，收集供应商资料等。

第五条  采购负责人应对采购项目做出预算编制，提出采购标的物的选型，提供采购项目的技术参数及方案，建立验收专家资料库并组织验收。

第三章  采购原则

第六条  采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，任何单位和个人不得采取任何方式，阻挠和限制任何采购行为。

第七条  采购部门及人员必须遵守国家法律法规，本着廉洁自律、恪尽职守的工作作风，坚持以保质为前提，以节约为根本的工作要求完成采购工作。

第四章  采购形式

第八条  学校物资采购一般采用公开议标、竞争性谈判、询价、单一来源、协议采购五种方式进行。

1.公开议标是指采购人和被采购人之间通过一对一谈判而最终达到采购目的的一种采购方式，不具有公开性和竞争性；

2.竞争性谈判是指采购方公开邀请3家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式；

3.询价是指采购方对公开邀请的3家以上供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式；

4.单一来源是指采购方向特定供应商直接购买的采购方式。 

5.协议采购是指采购方对通用项目，按照采购协议供货的规定或通过公开招标择优定品牌、定价格（优惠比例）、定服务、定期限和定协议，向定点的供应商购买的方式。

第九条  数额较大的大宗物资购置一般采用公开议标或竞争性谈判的方式。

第十条  数额较小的紧急需要的一般物资可以采用竞争谈判、单一来源或协议采购方式。

第十一条  达到限额标准及以上的单项或批量采购项目，属于货物规格、标准统一且价格弹性不大的，可以采用询价采购方式。

第十二条  达到限额标准及以上的单项或批量采购项目，属于下列情形之一的，可以采取单一来源采购方式：

1.只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的；

2.原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；

3.采购方有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购才能满足需求的。

第五章  采购程序

第十三条  所有采购项目必须按照规定，由使用单位或是采购单位提出申请，经过相关领导批准，履行必要的手续，完成相关环节，方可由采购部门及人员进行采购。

第十四条  具体采购程序按照《山西工商学院固定资产管理办法》第十一条执行。

第十五条  对专业性强、技术要求高的物资采购，使用部门也可向资产管理部门推荐合适的供应商，但不得擅自确定供应商。若需预先设计采购方案的，使用部门不能单方面向委托设计单位作有关承诺，项目设计方案中不得设定影响采购公平的限制性条件。在采购过程中，设计单位与其它供应商同等对待，必要时资产管理部门会同相关人员应去供应厂商实地考察。

第六章  采购合同

第十六条  合同谈判与拟定

确定供应商后，资产管理部门负责与其就合同具体条款及要求进行谈判，达成共识后按照国家相关法律法规，拟定采购合同。

第十七条  合同审批与签订

拟定的合同须经学校办公室审定后，与供应商正式签订。

第十八条  合同实施

采购合同生效后，双方必须全面履行合同规定的义务与权利，不得擅自变更或解除合同。确需变更合同实质性条款的或是需要解除合同的，须经校领导、资产管理部门及使用单位同意后，形成补充性合同或是解除合同。

第十九条  因法律、法规或政策变化而导致合同规定的采购项目被禁止的采购合同解除，资产管理部门应尽快通知供应商有关解除合同的相关事宜。

第二十条  因不可抗力事件导致合同无法执行的，合同一方当事人可终止合同的执行，但应在事件发生后5日内通知合同的另一方，就合同相关事宜双方另行协商处理。

第二十一条  供应商应当按照合同约定履行义务，完成已签约的采购项目。不得向他人转让已签约的项目，也不可将已签约的项目肢解后分别向他人转让。

第二十二条  在合同签订或履行过程中形成的一切文件材料必须规范，涉及内容必须真实、准确、完整，事后由采购部门收集归档备案。

1.  验收与付款

   第二十三条  资产采购部门组织使用单位及有关技术人员按照合同规定的技术指标逐项检验，做好详细记录，并将主要技术资料定期移交档案馆存档。

   第二十四条  验收合格后，采购经办人或供应商向资产管理部门提供相关资料，办理资产入库手续，具体按照工商院〔2016〕54号文件《山西工商学院固定资产管理办法（2016版）》第十三条执行。

   第二十五条  采购经办人或供应商持资产入库单及相关单据到财务处办理报销手续。经财务处审核通过、校领导批准后，可按合同规定的结算方式及付款期限办理付款事宜。

   第八章  采购监督

   第二十六条  建立健全采购监督管理体制，明确采购人与相关人员的职责，有效做到相互分离、相互监督、相互制约，督察室与资产管理部门应当加强对采购活动的监督检查工作，其主要内容为：

   1.采购的法律、法规和政策的执行情况；

   2.采购项目的预算执行情况；

   3.采购方式和采购程序的执行情况；

   4.采购合同的履行情况；

   5.其他应当监督检查的内容。

   第二十七条  如发现正在进行的采购严重违反规定，可能给学校的公共利益造成重大损害或导致采购无效时，应及时报告校领导，责令有关部门及人员停止采购，并及时做出处理。

   第二十八条  如发现违规采购行为、采购验收不合格的项目以及人为规避本办法规定的情况，督察室与资产管理部门随时有权利干涉或阻止此项采购行为的全过程或部分环节。

   第二十九条  督察室与资产管理部门负责受理有关学校采购的投诉工作，并在30日内将调查情况和处理结果答复投诉人。

   第九章  责任与纪律

   第三十条  资产管理部门、使用单位及供应商应当严格遵守国家相关法律法规，严格执行学校采购管理规定，严禁采购人员出现滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守等现象，不得为学校带来任何因个人原因造成的利益损失。

   第三十一条  采购人员有下列情形之一的，采购无效，由学校领导小组责令改正，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校给予行政处分，并承担相应的经济责任。

   1.应当采用招、议标等采购方式而未采用的；

   2.擅自提高采购标准的；

   3.与供应商违规串通的；

   4.向投标人透露其他供应商有关情况的；

   5.接受供应商好处，谋取个人利益或小团体利益的；

   6.违反学校采购规定的其他行为。

   第三十二条  供应商有下列情形之一的，采购无效，并取消与其合作关系，给学校利益造成损害的，应当承担相应法律责任和赔偿责任：

   1.提供虚假投标材料，骗取学校采购供应商资格的；

   2.采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；

   3.与学校采购当事人员违规串通的；

   4.中标后无正当理由不与学校签订采购合同的；

   5.向学校采购管理部门和个人行贿或提供不正当利益的；

   6.擅自变更或终止采购合同的； 

   7.违反学校采购管理规定的其他行为。

   第十章  附  则

   第三十三条  本办法适用于全校所有的采购活动。

   第三十四条  本办法与《山西工商学院固定资产管理办法（2017版）》衔接执行。

   第三十五条  本办法自下发之日起施行，由资产处负责解释。